Rozwiązanie TenvirkMK znajdzie zastosowanie do usprawnienia komunikacji i wymiany dokumentów. Często stosowane jest w scenariuszach B2B.
Aplikacja rejestruje i klasyfikuje całą korespondencje firmy na wspólnym serwerze. Obsługuje emaile, faksy, SMSy, listy skanowane, telefony, dokumenty i inne zdefiniowane zdarzenia. Umożliwia budowanie historii korespondencji i łatwe wyszukiwanie. System umożliwia grupowanie korespondencji w projekty – sprawy. Nadzorowane są terminy załatwiania korespondencji i spraw. Aplikacja umożliwia organizację komunikacji wewnętrznej pomiędzy pracownikami jak i zewnętrznej z partnerami i klientami. Wewnętrzny terminarz ułatwia planowanie spotkań i prace grupową. System umożliwia budowanie obiegów dokumentów (workflow) poprzez skanowanie dokumentów lub wprowadzanie ich w formularzach. Definiowany jest opis dokumentu i sposób jego przetwarzania w firmie. Program służy również do wersjonowania dokumentów i tworzenia ich z automatycznie wypełnianych wzorów. System może być wyposażony w tzw. „Panel internetowy” czyli dostęp do wybranych procesów biznesowych dla klientów i partnerów firmy za pomocą przeglądarki internetowej.
| Nazwa modułu | Krótki opis i niektóre funkcje modułu | |
|---|---|---|
 |
MODUŁ ASYSTENTA BIZNESOWEGO | Asystent pokazujący: zadania do zrealizowania dla poszczególnych pracowników, nowe zdarzenia komunikacyjne oraz tablice ogłoszeń bazy wiedzy. |
 |
MODUŁ KLIENTÓW I KONTRAHENTÓW | Centralna baza klientów, kontrahentów, osób kontaktowych oraz instytucji. Określanie lokalizacji i oddziałów firm. |
 |
MODUŁ PRACOWNIKÓW | Definicja użytkowników, przydział uprawnień, definicja poziomów tajności i zastępstw. Pomocnicze informacje o pracownikach takie jak telefon wewnętrzny, komórka. |
 |
MODUŁ ZDARZEŃ - KOMUNIKACJI | Centralna baza korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej. Obsługa automatycznego odbioru i wysyłania emaili, faksów, SMSów. Rejestracja różnego typu "zdarzeń" takich jak polecenia służbowe, terminy czy telefony. Skanowanie listów i prowadzenie dziennika korespondencji. Nadzorowanie terminów realizacji. Możliwość załatwiania, przekazywania, odkładania lub odrzucania korespondencji. Tworzenie nowych zdarzeń dowolnego rodzaju również z gotowych szablonów. Wysyłka do pojedynczych adresatów lub grup adresatów. |
 |
MODUŁ CALL CENTER* | Rejestracja rozmów telefonicznych. Identyfikacja dzwoniącego klienta lub kontrahenta. Dostęp do najważniejszych informacji o kliencie przed rozpoczęciem rozmowy. Stworzenie notatki z rozmowy w postaci zdarzenia lub rozpoczęcie obiegu dokumentu. Uproszczenie wybierania numerów telefonów. Przekazywanie trwających rozmów pomiędzy pracownikami wraz z notatkami oraz informacją o nastawieniu klienta. * Uzyskanie pełnej funkcjonalności modułu wymaga zakupu urządzenia TENVIRK-Logger CTI. |
 |
MODUŁ TERMINARZA | Terminarz firmowy z możliwością definiowania terminów dla pracowników, kontrahentów i zasobów. Terminy cykliczne i tworzenie wzorców terminów wg szablonu. Zarządzanie naprawami i serwisowaniem zasobów lub sprawami kadrowymi dla pracowników. Zarządzanie urlopami i umawianiem spotkań z mechanizmem akceptacji. |
 |
MODUŁ SYNCHRONIZACJI MOBILNEJ | Synchronizacja terminów, zdarzeń i zadań za pomocą SMS, email oraz przez serwisy Google Calendar i Toodledo z urządzeniami mobilnymi takimi jak komórki, smartfony, tablety itp. |
 |
MODUŁ BAZY WIEDZY I OGŁOSZEŃ | Wielopoziomowa baza wiedzy - tablica ogłoszeń, przepisów, wzorców dokumentów, zarządzeń, cenników, warunków handlowych, ciekawostek itp. publikowanych na wewnętrznym portalu firmowym. Z możliwością dyskusji i komentowania. |
 |
MODUŁ OBIEGU DOKUMENTÓW | Rozszerzenie obiegu zdarzeń o predefiniowane formularze dodatkowych pól umożliwiające opisanie zdarzenia jako na przykład: reklamacje, zamówienie, fakturę kosztową itp. Wymuszanie obiegu zeskanowanego i opisanego dokumentu w firmie pomiędzy grupami osób. Możliwość wizualizacji i rozgałęziania obiegów za pomocą decyzji. Nadzorowanie terminów. Rozpoczynanie procedur obiegu dokumentów przez klientów za pomocą definiowanych zakładek w panelu internetowym. Obieg dokumentów może być samodzielnie definiowany także przez klienta a nie tylko przez firmę wdrażająca system. |
 |
MODUŁ PROJEKTÓW | Zarządzanie projektami. Opis projektu w postaci terminów, procentu wykonania i osób odpowiedzialnych. Budżetowanie projektów, projekty wielopoziomowe. Agregowanie korespondencji i dokumentacji wokół projektu. Podręczny menadżer zadań dla każdego pracownika. Delegowanie zadań projektów oraz kontrola terminów. |
 |
MODUŁ EWIDENCJI CZASU PRACY | Zadaniowa ewidencja czasu pracy ze zautomatyzowaną ewidencją zdarzeń typu email lub telefon. Zestawienia pozwalające rozliczać czas pracy na klienta, pracownika, projekt lub rodzaje czynności. Dodatkowe narzędzie do przygotowania dziennej karty czasu pracy dla każdego pracownika. |
 |
MODUŁ TENVIRK FILE MANAGER | Centralna baza plików i dokumentów wraz z możliwością skanowania. Rejestracja wersji dokumentów i plików. Wzorce dokumentów. Możliwość porządkowania i szybkiego odnajdowania zeskanowanych i innych plików zawierających dokumentację klientów, projektów itp. Zarządzanie projektami - pobieranie i zwracanie plików z blokadą nadpisania. Informowanie o zmianach w plikach wprowadzonych przez inne osoby. Moduł obsługuje pliki wszystkich rodzajów. Praca w zwykłym Eksploratorze Windows. Praca przez Internet. |
 |
MODUŁ PANEL INTERNETOWY BAZOWY | Bazowy panel internetowy pozwalający na udostępnianie klientom wybranych danych przez Internet na stronie www. Udostępnienie komunikacji i wejścia w wybrane obiegi dokumentów, dostęp do terminarza, bazy wiedzy i opłat. |
 |
MODUŁ RAPORTÓW I ANALIZ | Analizy danych i raporty w postaci wykresów i tabel. W wersji ENTERPRISE możliwość definiowania własnych analiz i wzorów raportów. |
 |
MODUŁ IMPORTU | Import dowolnych danych do wcześniej zdefiniowanych "gniazd". Transformacje importowanych danych do standardów i logiki oprogramowania TENVIRK. |
 |
MODUŁ INTEGRACJI WEBSERVICE | Integracja za pomocą WebService z dowolnymi zewnętrznymi systemami informatycznymi. Integracja dotyczy wymiany danych o: kontrahentach, zdarzeniach, polach dodatkowych, plikach zawierających dokumenty finansowe i inne. |
 |
MODUŁ ZAAWANSOWANEJ ADMINISTRACJI | Daje możliwość dostępu do zaawansowanych narzędzi związanych z administracją uprawnieniami użytkowników. Wymaga dodatkowych szkoleń. |
 |
MODUŁ PRACY ONLINE | Dostęp do oprogramowania TENVIRK przez Internet bez koniczności użycia terminali lub VPN. Program tak jak jest pracuje przez Internet. Transmisja danych jest szyfrowana (SSL) i zabezpieczona certyfikatami (X.509). |
